第一章 总则

第一条 为促进广东技术师范大学（以下简称“学校”）与国（境）外教育机构的交流与合作，规范学校外事接待活动，根据有关规定和学校实际情况，特制定本办法。

第二条 外宾接待工作应当坚持服务外交、友好对等、务实节约的原则。

第三条　本办法中的“外事接待”系指国外以及港澳台地区团体或个人来访接待。

第四条　外事接待分为校级外事接待和学校二级机构外事接待。

1.“校级外事接待”系指涉及到学校层面的外事接待。

2.“学校二级机构外事接待”系指仅涉及到单个二级机构的外事接待活动。

第五条 外事接待应严格执行计划审批规定，办理报批手续，未经批准或授权，不得对外发出正式邀请或作出承诺。

第二章 办理流程及接待管理

第六条邀请单位需填写《广东技术师范大学外事接待申请表》（附件1），经国际交流与合作处和校级领导审批后方可邀请外宾。

第七条  校级外事接待

1.校级外事接待由国际交流与合作处（港澳台事务办公室）向主管校领导汇报并经学校主要领导同意后进行统筹安排，根据对等原则邀请校领导和相关单位负责人出席。

2.校级外事接待如涉及讲学、参观、座谈、交流等事宜，校内各相关单位须予以协助。

第八条  学校二级机构外事接待

1.由国（境）外团体或个人直接与学校二级机构联系的来访，二级机构需提交《外事接待申请表》（来访目的、来访者背景资料、日程安排、外宾团组中由我方招待的人数、天数、费用开支范围及资金来源、列支渠道）由该单位征得学校分管领导同意并报告国际交流与合作处，国际交流与合作处负责安排接待。

    2.学校二级机构外事接待如邀请校领导出席，须提前两周提交《外事接待申请表》到国际交流与合作处，由国际交流与合作处邀请校领导出席。

3.如涉及签订合作协议，须提前两周报国际交流与合作处初步审核，再由国际交流与合作处送学校合同审查小组进行审核，经学校领导授权由单位负责人签署。

第九条  接待完毕后，接待单位负责填写《广东技术师范大学外事接待情况登记表》（附件2）和整理照片，交国际交流与合作处统一存档。

第十条遇境（校）外媒体对学校的外事接待活动进行报道应立即报告学校宣传部酌情处理。

第十一条  外事接待活动一般不安排校外参观活动。

第十二条  外事接待中应注意保密，严格遵守有关保密规定，不得泄密。接待单位的负责人应该明确本单位的保密内容，并事先对我方参加接待人员进行教育和提醒。提供给外宾的材料必须严格事先审核，严格把关。

第三章 接待费用

第十三条  外事接待经费应当纳入学校接待费统一管理，加强外宾接待费预算管理，控制预算规模，按核定的年度预算经费安排外宾接待活动，不得超预算或无预算安排外宾接待。校级及学校二级机构外事接待费用从学校的接待经费中支出，并按学校有关程序办理。

第十四条  外宾接待经费开支范围主要包括：宴请、赠礼等。

第十五条  宴请外宾严禁讲排场，不上高档菜肴和酒水，杜绝奢侈浪费。外宾宴请费（含酒水、饮料）标准：校级领导出面举行的宴会，标准上限为每人每次300元；中层领导出面的举行的宴请标准上限为每人每次200元；工作餐标准上限为每人每次100元。每批接待宴请只安排一次，学校已经安排的，二级单位不再安排。

第十六条  我方陪同人员人数，应当根据礼宾要求，从严掌握。外宾5人（含）以内的，中外人数原则上在1：1以内安排；外宾超过5人的，超过部分中外人数原则上在1：2以内安排。

第十七条  外宾用车一般申请学校车队车辆，应当根据实际情况安排，可视人数多少安排小轿车、中巴士或大巴士。在符合礼宾要求的前提下，外宾出行应当集中乘车，减少随行车辆。

第十八条 对外赠礼按以下办法执行：

（一） 对外赠礼应当节约从简，实物礼品应当尽量选择具有中国特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品，朴素大方，不求奢华。

（二）  赠礼对象为对方团长。对外赠礼以赠礼方或受礼方级别较高一方的级别确定赠礼标准。赠礼方或受礼方为司局级（含校长）人员的，每人次礼品不得超过200元；其他人员，可视情况赠送小纪念品。

第十九条　各单位的接待工作人员在接待活动期间，确因工作需要不能按时用餐的，经接待单位领导批准，可以领取误餐补助，标准为每人每次35元。

第二十条  实行公务接待清单制度。接待活动结束后按学校要求填写《广东技术师范大学公务接待清单》，经邀请单位负责人、校办负责人、学校相关领导和财务处审核。

第二十一条 外事接待费用的报账凭证包括接待清单、邀请函和财务票据在预算范围内凭单据实报实销。

第四章 注意事项

  第二十二条  来访人员在当地签证时如需“被授权单位签证通知表”，邀请单位须在来访人员来华前一个月填写《外国人来华签证申报表》并交国际交流与合作处，由国际交流与合作处上报广东省外事办公室办理相关手续。

第二十三条  外国政要、外国使（领）馆官员以及国外传媒人员要求来访，须由国际交流与合作处提前上报广东省外事办公室，获批准后才能允许其来访。

第二十四条  各单位邀请台湾人士来校访问或参加学术活动，须提前30天向国际交流与合作处（暨港澳台事务办公室）提供来访人员资料，由国际交流与合作处（暨港澳台事务办公室）上报广东省台湾事务办公室，获批准后才能邀请其来访。

第五章 其它

第二十五条  本办法自发文之日起施行。2016年9月30日印发的《广东技术师范学院外事接待管理办法》（广师院〔2016〕404号）同时废止。

第二十六条 本办法由国际交流与合作处解释。

附件：1.广东技术师范大学外事接待申请表

 2.广东技术师范大学外事接待情况登记表

附件1

广东技术师范大学外事接待申请表

 填表日期：    年   月   日

附件2

广东技术师范大学外事接待情况登记表

 填表日期：    年   月   日